Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on yrityksen Finlandia Hotellit (Suomen Mukavat Hotellit Oy) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Finlandia Hotellit kunnioittavat yksityisyyttäsi. Tässä tietosuojaselosteessa määritellään yksityisyyttä koskevat oikeutesi ja sitoumuksemme henkilötietojesi suojaamiseen.
Laadittu 11.5.2018. Viimeisin muutos 8.5.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Finlandia Hotellit, Pohjolankatu 38, 00610 Helsinki
Puhelinnumero: 09 684 1440, sähköposti: sales@finlandiahotels.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteys

Finlandia Hotels, 09 684 1440, sales@finlandiahotels.fi

3. Rekisterin nimi

Finlandia Hotellien kanta-asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu rekisteröityjen Finlandia Hotellien kanta-asiakasjärjestelmän jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää kanta-asiakasohjelmaan liittyen kanta-asiakkaiden perustietoja sekä niitä harrastuksiin liittyviä tietoja, jotka kanta-asiakkaat ovat suostumuksellaan Finlandia Hotellien käyttöön luovuttaneet.

Sinulla on oikeus milloin tahansa ja veloituksetta kieltää Finlandia Hotelleja käsittelemästä sinua koskevia henkilötietoja markkinointitarkoituksiin tai peruuttaa siihen antamasi suostumus. Voit käyttää tätä oikeutta ottamalla yhteyttä Finlandia Hotellien toimipaikkaan, kohdassa 10 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteriin kerätään oikeutettuun etuun perustuen Finlandia Hotellien kortinhaltijoiden ostostietoja bonusten kerryttämistä varten sekä henkilökohtaisemman mainonnan ja asiakaspalvelun mahdollistamiseksi. Rekisterin tiedot ovat yksinomaan Finlandia Hotellien käytössä. Henkilötiedot pidetään erillisissä rekisteritauluissa, kanta-asiakaspisteiden kertymätauluissa henkilöistä käytetään tunnisteena vain asiakkaan korttinumeroa. Rekisterin teknisestä hoidosta vastaa Idactor, jonka käyttämällä palvelimella (Amazon) kanta-asiakasohjelmisto pyörii ja jonne tiedot kanta-asiakaskorttien käytöstä kertyvät.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Finlandia Hotellien kortin hakijan perustiedot: asiakkaaksitulopäivämäärä, sukunimi, etunimi, jakeluosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, kiinnostuksen kohteet (Autot, Golf, Kauneus ja Terveys, Kokoukset ja Tapahtumat, Konsertit, Koti ja Sisustus, Kulttuuri, Kylpylä, Matkailu, Moottoripyörät, Muoti, Musiikki, Perhe, Ruoka ja Viini, Senioripalvelut, Urheilu). Korttitiedot: korttinumero, voimassaoloaika, kortin hakupäivämäärä, korttityyppi.

Kanta-asiakasmarkkinoinnin tiedot: markkinointikampanjat, joihin asiakas on osallistunut.

Finlandia Hotellien kanta-asiakaskortin käyttöön liittyvät tiedot: kortilla suoritetut ostot sisältäen ostopaikan, oston päivämäärän, tuotetyypin, ostojen summan, kumulatiiviset ostot, kertyneen bonuksen ja käytetyn bonuksen.

Tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen.

Rekisterin sähköisiä asiakastietoja säilytetään kolmen vuoden ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan, mikäli asiakas ei ole tehnyt yhtään ostosta Finlandia Hotellien hotelleissa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan perustiedot ja asiakasta kiinnostavat tuotealueet/harrastukset tallennetaan rekisteriin asiakkaan tekemästä korttihakemuksesta ja asiakkaan asiakassuhteen aikana rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista.

Suoramarkkinointikielto on Finlandia Hotelleilla ehdoton, tietoja ei luovuteta eteenpäin suoramarkkinointiin. Kiellot koskien Finlandia Hotellien kanta-asiakaspostin ja bonusinformaation lähettämistä tallennetaan asiakkaan erillisestä ilmoituksesta. Finlandia Hotellien kortin käyttöön liittyvät tiedot (korttitiedot, ostotiedot, bonusten käyttötiedot) saadaan Finlandia Hotelleissa käytössä olevasta Idactor -järjestelmästä, jota Finlandia Hotellien henkilökunta käyttää. Finlandia Hotellien kanta-asiakaskortin bonussaldoa ja kanta-asiakkuutta koskevat tiedot muodostuvat rekisterinpitäjän tietojärjestelmästä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Finlandia Hotellit ei luovuta kanta-asiakastietoja eteenpäin toiselle osapuolelle. Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia tai tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika

Finlandia Hotellit sekä järjestelmän hoidosta vastaava Idactor, noudattavat tiukasti säänneltyä vaitiolovelvollisuutta. Yksittäistä asiakasta koskevat tiedot ilmoitetaan ainoastaan lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, esimerkiksi asiakkaan omasta tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

A. Manuaalisesti tallennetut tiedot

Asiakkaiden hotelleissa täyttämät liittymislomakkeet skannataan ja toimitetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojattuun intranetiin, josta Finlandia Hotellien keskusvaraamo tulostaa lomakkeet ja tallentaa niissä ilmoitetut tiedot kanta-asiakasrekisteriin. Tämän jälkeen lomakkeet arkistoidaan lukkojen taakse yhden vuoden ajaksi, jonka jälkeen ne tuhotaan. Sähköiset versiot lomakkeista tuhotaan välittömästi tulostuksen jälkeen.

B. ATK:lle tallennetut tiedot

Ainoastaan määrätyillä Finlandia Hotellien työntekijöillä ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää Finlandia Hotellien kanta-asiakasjärjestelmää; katsella ja ylläpitää rekisterin tietoja. Tietokannassa on eri käyttäjätasoja, joten käyttäjä saa ylläpito- tai selausoikeuden ainoastaan käytön kannalta tarpeellisiin tietoihin. Kullakin asiakasrekisterin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa Idactorin ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.

Rekisterin tietoja säilytetään kolmen vuoden ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan, mikäli asiakas ei ole tehnyt yhtään ostosta Finlandia Hotellien hotelleissa.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle: sales@finlandiahotels.fi tai Finlandia Hotellit, Pohjolankatu 38, 00610 Helsinki. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistaminen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle: sales@finlandiahotels.fi tai Finlandia Hotellit, Pohjolankatu 38, 00610 Helsinki. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).